Continuïteit en vernieuwing -  Lijnen voor de toekomst 
Het is goed als een vereniging zich regelmatig bezint op zijn taken en werkzaamheden. Wanneer bovendien op gezette tijden nieuwe lijnen worden uitgezet voor de toekomst, geeft een vereniging blijk van vitaliteit.Het uitzetten van een koers is in eerste instantie de taak van het bestuur maar dat moet er tevens voor zorgdragen dat er voor die koers draagvlak bestaat binnen de vereniging. Lijnen voor de toekomst worden dus vooral in samenspraak uitgezet.
Veelal zijn de leden die zitting hebben in verschillende commissies of zich anderszins voor de vereniging verdienstelijk maken, de eerste aanspreekpunten voor (nieuw) beleid en initiatieven. Toch komen ook uit andere, niet bestuurlijk actieve geledingen binnen de vereniging, suggesties tot verbetering of reacties op activiteiten en ontwikkelingen. Een vereniging moet daarvoor open staan. Met andere woorden er moet binnen een vereniging een structuur bestaan die het mogelijk maakt dat iedereen zich kan laten horen en gehoord wordt. Er moet een open communicatie kunnen plaats vinden over al hetgeen zich aandient en de besluitvorming moet transparant en bespreekbaar zijn.

Er zijn veel leden betrokken bij het uitvoeren en vormgeven van de doelstelling van de Vereniging De Drentsche Patrijshond. Wie er de colofon van het verenigingsblad Onze Drent op naslaat, kan vaststellen dat het bestuur op tal van fronten wordt bijgestaan door commissies en personen. Uit de jaarverslagen van de commissies blijkt onder meer hoe een ieder zich heeft ingezet. Er wordt achter de schermen veel gedaan en soms ook voor de schermen.

Samenwerken en resultaten boeken vereist een goede communicatie. Maar ook moeten alle betrokkenen hetzelfde doel voor ogen hebben. Het is de taak van het bestuur deze doelstellingen te formuleren, de activiteiten te coördineren, daarover overzicht te hebben en voorwaarden te scheppen voor een goede samenwerking en uitvoering van taken. Het zijn de leden die hierover uiteindelijk oordelen zoals zij tenslotte ook de voorgestelde koers en prioriteiten vaststellen.

Er komen nieuwe vraagstukken op ons af en we gaan anderzijds beschikken over steeds meer en nieuwe mogelijkheden. Maar nieuwe vraagstukken vereisen soms een nieuwe benadering, een speciale aanpak, frisse oplossingen of andere werkwijzen. Veel vertrouwde onderwerpen en doelstellingen blijven uiteraard op de agenda en een vertrouwde aanpak kan vaak nog steeds dienstbaar zijn. Maar wie geen open oog heeft voor veranderende thematieken en niet inspeelt op wat er rondom gebeurt, mist de boot en schept een onnodige afstand tussen meningen en mensen.

Veel actieve leden zijn al langere tijd werkzaam voor de vereniging. Daardoor is er een ervaren kader ontstaan en een belangrijke routine bij het beoordelen van vraagstukken of het organiseren van activiteiten. Die ervaring moet op een zeker moment echter worden doorgegeven aan een nieuwe generatie. Anderzijds is het soms lastig nieuwe medewerkers of bestuurders te vinden. Maar het werk neemt toe en er dienen zich technische mogelijkheden aan die voor meer traditioneel ingestelde betrokkenen moeilijk te doorgronden zijn. De zorg voor continuïteit in de ‘personele bezetting’ is zodoende een permanent aandachtsveld. Een goede of betere spreiding van taken is van groot belang, niet alleen omdat daarmee een groter werkzaam draagvlak binnen de vereniging komt en er meer saamhorigheid kan groeien, maar ook omdat vele handen nou eenmaal licht werk maken en tussen meer mensen meer communicatie mogelijk is.

Het bestuur wil in deze beleidsnotie de uitgangspunten vastleggen voor doelstellingen en werkzaamheden in de komende jaren. Daarbij vormen taakverdeling, samenwerking en communicatie de rode draad. Maar ook continuïteit en vernieuwing.

Een dynamisch rasbelang
Bij al hetgeen de Vereniging De Drentsche Patrijshond zich ten doel stelt, staat het rasbelang voorop. Maar de belangen en het welzijn van de Drent laten zich niet in statische regels vastleggen. Ontwikkelingen zijn dynamisch en vragen van tijd tot tijd om bijgestelde inzichten. Het is daarom van belang een permanente discussie te voeren over fokbeleid en rasbelang en open te staan voor uiteenlopende opvattingen. Richten wij ons wat dit betreft eens op enkele ontwikkelingen in de achterliggende jaren.

Van Fokbegeleidings- naar Fokbeleidscommissie
Voorstellen om te komen tot een goed fokbeleid alsmede adviezen en beoordelingen van ontwikkelingen aangaande het ras, zijn binnen onze vereniging door het bestuur gedelegeerd aan de Fokbegeleidingscommissie (FBC). Deze commissie adviseert het bestuur, gevraagd en ongevraagd. De FBC is er om uiteenlopende redenen niet zo in geslaagd de discussie over belangrijke ontwikkelingen op het terrein van het fokken, aan te zwengelen en de aan haar toevertrouwde thematiek fris te houden. Zonder een schuldvraag op te werpen moet worden vastgesteld dat de FBC niet over een breed draagvlak beschikt binnen de vereniging en zich soms tot onderwerp van discussie heeft gemaakt in plaats van het forum te bieden voor een open bespreking van inzichten.
Het is een goede ontwikkeling dat de discussie over fokbeleid en rasbelang niet tot het exclusieve domein van de FBC behoort. Dat van een monopolisering van dit onderwerp geen sprake is, blijkt onder meer uit de discussie die op initiatief van het bestuur wordt gevoerd met en door uiteenlopende fokkers. Deze discussie kreeg een nieuwe impuls nadat in januari 2004 het bestuur een bijeenkomst van fokkers belegde die resulteerde in een permanente gedachtewisseling over fokbeleid, normen en rasbelang, zij het buiten de FBC om. Sedertdien zijn vooral op bestuurlijk niveau contacten geweest met deze fokkers waarvan een aantal zich heeft gevonden in een werkgroep. Het wordt tijd de gedachtewisseling weer ‘verenigingsbreed’ te gaan voeren. En structureel. Daarbij moet worden gezocht naar meerdere communicatiemogelijkheden dan het af en toe uitschrijven van een vergadering. De website, het verenigingsblad Onze Drent en/of het scheppen van advies- en gespreksmogelijkheden, scheppen perspectieven op een geïntensiveerde verenigingsdiscussie.

Dat een speciale commissie zich met het fokbeleid bezig houdt, is voor het bestuur een uitgesproken zaak. Kijkend naar de samenstelling, de werkzaamheden en het functioneren van de huidige Fokbegeleidingscommissie, kan worden vastgesteld dat een veelheid aan taken en werkzaamheden daar is ondergebracht. Zo maakt de registerbeheerder deel uit van de FBC, alsmede het puppycontactadres dat zich ook bezig houdt met het coördineren van de nestbezoeken en vindt bij de FBC de beoordeling van de fokaanvragen plaats. De secretaris van de FBC is bovendien lid van het websiteteam. Bij de hier opgesomde werkzaamheden gaat het veeleer om faciliteiten en uitvoerende werkzaamheden dan om beleidsvoorbereidende of –initiërende activiteiten. De FBC lijdt derhalve aan een verbrokkeld aandachtsveld. Ook al zijn in de achterliggende maanden enige wijzigingen aangebracht in de betrokkenheid van het puppycontactadres en de werkzaamheden van de secretaris, uit weelde kwam deze herschikking niet voort en dit alles maakt een fundamentele reflectie op de werkzaamheden van de FBC derhalve opportuun.

Het bestuur streeft er daarom naar de huidige Fokbegeleidingscommissie om te vormen tot een Fokbeleidscommissie die zich uitsluitend richt op het fokbeleid in de breedste zin, daarover adviseert en in overleg met het bestuur initiatieven neemt tot brede gedachtenwisseling binnen de vereniging. De Fokbeleidscommissie is meer dan fokbegeleidingscommissie inhoudelijk betrokken bij de Fokdagen. Deze commissie bestaat uit vijf vaste leden maar is voorts van wisselende samenstelling al naar gelang de onderwerpen waarover de commissie zich buigt. Het kan immers van belang zijn in een vroegtijdig stadium specialisten of fokkers met ervaring bij de beraadslagingen te betrekken.

Registerbeheer en puppycontactadres maken geen deel uit van deze Fokbeleidscommissie noch vinden hier de beoordeling van de fokaanvragen plaats. Deze faciliteiten worden elders ondergebracht. 

Registerbeheer
Het Verenigingsregister bevat veel en belangrijke informatie over het ras. Het register is daarom een belangrijke bron voor leden, fokkers en zeer van belang bij de boordeling van fokaanvragen of het analyseren van ontwikkelingen binnen het ras. Voor een goed functioneren van het Register is het wezenlijk dat daarin zoveel mogelijk betrouwbare informatie wordt opgenomen en dat deze informatie snel en voor velen beschikbaar is. Dit alles brengt het nodige werk met zich mee.
Het bestuur streeft ernaar het Register, sinds jaar en dag een eenmanspost, uit te breiden tot drie medewerkers. Dan kan niet alleen gekomen worden tot een goede taakverdeling maar kan ook gevraagde informatie sneller beschikbaar gesteld worden. Niet onbelangrijk is dat door deze personele uitbreiding de kwetsbaarheid van het Register wordt weggenomen. Het Register is een belangrijke faciliteit die kan uitgroeien tot één van de redenen voor eigenaren en fokkers van Drenten, om lid te worden van de vereniging.

Puppycontactadres
Een faciliteit die door fokkers en pupkopers van belang geacht wordt is de aanwezigheid van een puppycontactadres waar niet alleen informatie over het ras kan worden verkregen maar waar ook vraag en aanbod naar pups of over te plaatsen honden samenkomt. Bereikbaarheid en dienstverlening zijn hier belangrijke elementen. Met het oog hierop wil het bestuur het aanbod van pups en andere honden vorm geven via de website waardoor ook een sneller rechtstreeks contact tussen potentiële pupkopers en fokkers wordt bewerkstelligd. Door deze aanpak vermindert de belasting voor de coördinator van deze faciliteit die in de toekomst gezocht moet worden in de redactie-en websitecommissie. Mogelijk kunnen ook hier meerdere medewerkers ingezet worden (taakverdeling =  taakverlichting) .

Beoordeling fokaanvragen
Het merendeel van de fokaanvragen dat wordt getoetst aan het fokreglement laat zich betrekkelijk eenvoudig beoordelen. Het is hierbij van belang dat het Register in staat is zo snel mogelijk de hiervoor benodigde gegevens aan te leveren. Het is echter ook van belang dat de boordeling van de fokaanvragen snel kan worden afgegeven. Het bestuur streeft ernaar de beoordeling van fokaanvragen in handen te geven van één of twee medewerkers die met informatie van het Register kunnen komen tot een goede beoordeling. Ook deze faciliteit wordt derhalve verzelfstandigd.

Dispensatiecommissie
Voor mogelijke dispensatieaanvragen – die onveranderd bij het bestuur moeten worden ingediend – wordt een dispensatiecommissie bestaande uit drie deskundigen in het leven geroepen. Inmiddels is hiervoor een speciaal reglement opgesteld. Er wordt gestreefd naar een transparante beoordeling van ‘moeilijke gevallen’ door specialisten. Hierbij wordt ook een appèl gedaan op de fokbeleidscommissie (vertegenwoordiging). De dispensatiecommissie adviseert het bestuur. De resultaten van de verleende en afgewezen dispensaties worden gemotiveerd gepubliceerd en kunnen gezien worden als een bijdrage aan de discussie rondom fokbeleid en rasbelang.

Interne en externe communicatie
Het belang van een goede communicatie tussen de verschillende geledingen in de vereniging, met leden, niet-leden, informatievragers en overige belangstellenden, behoeft geen betoog. Een goede communicatie bestaat ook bij de gratie van een goede informatievoorziening hoewel het uitdragen van informatie op zich uiteraard al een vorm van communicatie is. Belangrijk niettemin is dat de actieve leden op de hoogte zijn van elkaars werkzaamheden, dat de leden weten wat er binnen de vereniging ‘speelt’ en dat externe belangstellenden goed worden geholpen en vinden wat zij zoeken.
Afgezien van omgangsvormen en  procedures (die vooral van intern belang zijn voor de diverse commissies)  is het noodzakelijk dat ‘alle neuzen dezelfde kant uitstaan’ en dat er een gevoel bestaat van ‘samen de schouders eronder’.
Los van deze communicatiehouding  zijn de communicatiemiddelen eveneens van evident belang. Onze Drent en de Website zijn de belangrijkste instrumenten voor een effectieve communicatie. Het bestuur streeft ernaar deze media in belang te doen toenemen door met name een verdergaande relatie tussen beide tot stand brengen.

Onze Drent
Het verenigingsblad, waaraan met inzet wordt gewerkt, is sterk afhankelijk van aangeleverde kopij. Dat geldt niet alleen voor inzendingen uit ‘eigen huis’ zoals de dekberichten, de  tentoonstellingsuitslagen, de hd-uitslagen etc. of de mededelingen vanuit de commissies maar ook voor bijdragen door derden. Dat betekent dat de inhoud van Onze Drent, zonder dat de redactie daar veel invloed op kan uitoefenen, van wisselend niveau is. Ook heeft de redactie geen invloed op de actualiteit van de ingezonden tentoonstellingsuitslagen en dekberichten. Wel is de redactie steeds in staat de ‘tirannie van de regelmaat’ die bij een tijdschrift nou eenmaal voortvloeit uit de verschijningsfrequentie, goed het hoofd te bieden. Maar dat kost moeite. Daarom streeft het bestuur ernaar maatregelen te nemen die gericht zijn op een verbetering van de actualiteit, een vergroting van de afwisseling en een verhoging van het polemisch karakter. Dat laatste kan bereikt worden door het opnemen van discussiestukken door specialisten of ervaringsdeskundigen of het doen schrijven van een column.
Het is verder van belang dat de informatievoorziening via Onze Drent ook op de website terecht komt. Soms is dit deels al het geval maar door een actief redactioneel beleid van spreiding van kopij, het bewerken daarvan voor de site of het verwijzen naar achtergrondartikelen op de site, kunnen verenigingsblad en website elkaar aanvullen en versterken. Hiervoor is het nodig dat de redactie van tijdschrift en website versterkt wordt dan wel gezamenlijk gaat opereren.

Website
Het belangrijkste medium is ongetwijfeld onze website. Het is snel, algemeen toegankelijk, gemakkelijk aanpasbaar en is voor informatieve én administratieve doeleinden inzetbaar. Tot op heden worden de mogelijkheden daarvan nog niet optimaal benut. Toch is al veel informatie op de site te vinden. Een kleine personele bezetting maakt dat de slagkracht van de site nog achterblijft bij de mogelijkheden. Hier wordt door het bestuur verbetering nagestreefd terwijl ook de technische realisatie van de site gemoderniseerd zal gaan worden. De website bepaalt bovendien het imago van de vereniging en is dus van invloed op de aantrekkingskracht van nieuwe leden. Ter verbeteren van de uitstraling en de opzet van de site zal op korte termijn actie worden ondernomen. Het idee bestaat om het technisch beheer van de site uit te besteden en het invullen van de site te delegeren aan een versterkte redactie die ook Onze Drent onder haar hoede heeft. Van alle commissies wordt gevraagd haar ‘eigen’ informatie op de site te verzorgen. Hiertoe wordt een zogeheten Content Management Systeem ingevoerd volgens welk iedere commissie (vertegenwoordiger) kan inloggen op de site om zonder technische kennis, informatie toe te voegen of bij te werken. Dit vraagt onderlinge afspraken en spelregels die zullen bijdragen aan het gevoel samen voor de vereniging te werken.

Diverse commissies
Van de evenementencommissie en de gebruikshondencommissie wordt gevraagd zich via de website, Onze Drent en activiteiten als fokdag en clubmatch, zo goed mogelijk te profileren. Met name de gebruikshondencommissie zou tijdens manifestaties de Drent als jachthond kunnen presenteren en kunnen informeren over proeven, jachttraining, veldwedstrijden etc.

Hangijzers op de agenda
De in deze notitie bepleite openheid en gezamenlijke koersbepaling brengt met zich mee dat  in de komende jaren ook moeilijke zaken of hete hangijzers bespreekbaar gemaakt moeten worden. We noemen een willekeurig drietal:

1.    Indien fokaanvragen niet ter beoordeling aan de vereniging worden voorgelegd, wanneer (dientengevolge) fokdagen niet worden bezocht of er geen actief beleid wordt gevoerd gericht op het verkrijgen van gegevens, gaat veel informatie over Drenten verloren. Het is daarom de opvatting van het bestuur dat gezocht moet worden naar wegen om nesten die buiten de vereniging zijn gefokt, toch te doen beoordelen en in het register op te nemen. Hier moet vooral het rasbelang prevaleren. Een mogelijkheid zou zijn te zoeken naar een mogelijkheid deze nesten toch op de fokdagen toe te laten. Dit lastige onderwerp moet breed en objectief worden bekeken.

2.    Fokken binnen de vereniging, dat wil zeggen het fokken met een door de vereniging goedgekeurde fokaanvraag, is een groot maar kwetsbaar goed. Het bestuur stelt zich uiteraard op het standpunt dat een objectieve beoordeling van fokaanvragen een hoeksteen is van een van consistent en betrouwbaar fokbeleid. Toch worden er veel nesten gefokt zonder dat de combinatie ter beoordeling aan de vereniging is voorgelegd. Wij moeten ons afvragen wat daarvan de oorzaken zijn en zoeken naar oplossingen. We moeten komen tot een breed gedragen fokbeleid waaraan zo veel mogelijk fokkers zich conformeren. Dat is in het belang van het ras, de fokkers en de eigenaren.

3.    Het onderscheid tussen nesten gefokt binnen en buiten de vereniging moet worden ontdaan van negatieve elementen waarin beoordelingen als goed en fout ten onrechte en onnodig tot discrepanties leiden. Deze aangelegenheid is ook van communicatief belang:  hoe gaat de vereniging om met ‘andersdenkenden’?

Medewerking gevraagd
Zoals in de inleiding van deze beleidsnotie al werd vastgesteld, bestaat de vereniging bij de gratie van veel leden die zich actief voor de vereniging inzetten. Nieuwe doelstellingen vragen om meer en nieuwe medewerkers. Daarom roept het bestuur alle leden van harte op eens na te deken over het verrichten van hand en spandiensten voor de vereniging. De commissies, de evenementen, het bestuur, Onze Drent en de website. Waar alle betrokken, oud en nieuw, van uit mogen gaan is dat gewerkt wordt in een opbouwende sfeer waarin vele handen licht werk maken.

Het bestuur van de Vereniging De Drentsche Patrijshond
Maart 2006